Sistem odličnosti pri upravljanju s človeškimi viri

Vodilni se v organizacijah svojih aktivnosti, ki so povezane z upravljanjem s kadri, še vedno lotevajo bolj po občutku, glede na situacijo, v kateri so trenutno, kljub pomembnosti področja ter posledic, ki iz njega izhajajo. Vsekakor je njihov vložek skozi »osebno perspektivo vodje« zelo pomemben, saj gre za kombiniranje vedenja in informacij o organizaciji, ki jih na univerzalen in tudi edinstven način lahko povezuje le človeški faktor in so zaradi svoje specifičnosti navadno tudi najbolj učinkovite. Lahko pa si v vsej množici informacij, enih bolj, drugih manj pomembnih, pomagajo z izborom orodji, ki jim olajšujejo celovito ocenjevanje in presojanje.

Pomembna težava vsakega vodstva je namreč zajem vsem relevantnih informacij v povezano celoto. Ali je teh informacij preveč (kar je najpogosteje) ali pa jih v množici ne uspemo pravilno povezati, ne vemo katere so ključne in najpomembnejše, katere pa le spremljevalne ali morda celo odvečne, moteče.

Dodana vrednost: uporaba vseh informacij in podatkov pridobljenih v organizacijskem procesu v povezani celoti

V PFS smo z lastnim znanjem razvili sistem za povečevanje učinkovitosti poslovnega procesa, hr.MATRIX, ki predstavlja sistem poslovne inteligence v kadrovskem inženiringu.

Sistem temelji na statističnih obdelavah in analizah podatkov, napovedih in simulacijah vedenja človeških virov, na podlagi razvitega knowledge managementa našega podjetja, ki sledi trendom mobilnosti kadra in spodbujanju inovacij.

Osredotočili smo se na ključna področja upravljanja s kadri in oblikovali orodja, ki podpirajo posamezna področja delovanja, jih povezali in razvili možnosti statističnih analiz, ki zajemajo vhodne podatke različnih področij, jih smiselno kombinirajo in na podlagi ugotovitev analize ponujajo ključne informacije za vodilne v organizaciji, kot pomoč pri iskanju najboljših rešitev in odpravljanju šibkih točk ter izboljšavi celotnega poslovnega procesa.

 

Sestavni deli sistema hr.MATRIX

1. Orodje za učinkovito organizacija dela: še posebej v večjih organizacijah je usklajena organizacija dela velik izziv, saj zahteva pregled in kontrolo nad mnogimi delnimi procesi, projekti, zadolžitvami, ki se kombinirajo na veliko možnih načinov, da poiščemo optimalnega pa je odvisno tudi od značilnosti vseh vključenih zaposlenih, sledenje opravljenim zadolžitvam, na kateri stopnji opravljanja so, kdo jih opravlja, kje se morda pojavljajo težave (opozorila v obliki zamud oz. premajhnega obsega opravljenega) …
   
2. Orodje za upravljanje z znanjem: znanje, izkušnje prinašajo in pridobivajo zaposleni v organizaciji. Večinoma je to produkt skupnega dolgoletnega dela na specifičnih področjih. Ključno za vsako organizacijo je »shranjevanje« tega znanja, njegovo nadgrajevanje in bogatenje ter prenašanje na vse dele organizacije, ki ga lahko učinkovito uporabi. Vse znanje je zato potrebno vzdrževati in podajati v informatizirani obliki, ki lahko vsak trenutek ponudi rešitve, ne glede na prisotnost določenega kadra v organizaciji.
   
3. Orodje za izboljševanje komunikacije, prenosa informacij: informacije, ki prehajajo po organizaciji lahko komuniciramo kontrolirano ali pa se prenašajo po različnih kanalih, nekontrolirano. Za uspešno opravljanje zastavljenih ciljev je potrebno upravljanje z informacijami na način, da prispejo ključni podatki do sprejemnika, ki jih vgradi v sam proces dela. Prav tako je pomembna reakcija na informacijo, torej povratna informacija. Če prihaja pri prenosu informacij do šumov, zaradi tega trpi tudi delo. Pri analizi procesov ugotavljamo tudi to, kje so šibke točke informacijskega prehajanja, kje zastajajo ali do kje ne sežejo in na podlagi ugotovljenega lahko v proces vnašamo bolj učinkovite modele komuniciranja ali pa odpravljamo ugotovljene komunikacijske ovire.
   
4. Orodje za izvedbo in analizo letnih razgovorov: letni razgovori služijo ocenjevanju in načrtovanju poslovnih procesov z vključevanjem kadrovskih resursov, strukturirano izvedeni, na način, da je možna medsebojna primerjava ter tudi primerjava in merjenje rezultatov skozi daljše časovno obdobje, dajejo pregled nad delom posameznega zaposlenega, njegovimi zmožnostmi in sposobnostmi, možnost ugotavljanja šibkih točk v katerikoli fazi procesa ter odločanja v vlaganja v posamezna področja za izboljšavo; perspektiva ocenjevanja je pogojena z zastavljenimi cilji v prejšnjem obdobju ter postavljanju ciljev za nadaljnje delo; kriteriji za letno ocenjevanje zaposlenega so konkretni, jasni prav tako je transparentno doseganje vsake izmed ocen (kakšni cilji so izpolnjeni za vsako stopnjo ocene).
   
5. Orodje za merjenje in analizo organizacijske klime: informatizirano kontinuirano merjenje organizacijske klime in zadovoljstva zaposlenih, rezultati so zaradi standardiziranega vprašalnika časovno primerljivi med seboj in prikazujejo rast oz. upad ocen zadovoljstva in uspeha na posameznih področjih. Pomembna so področja, ki kakorkoli odstopajo – na tak način ciljano posegamo in izboljšujemo ključne dele, ki so problematični v sami organizacijski klimi.
   
6. Orodje za upravljanje inovacijskega delovnega okolja in motivacije: učinkovitost je v veliki meri  pogojena tudi z novimi rešitvami in pristopi, ki izboljšujejo delovni proces. Pomembno je sledenje vsem možnostim in idejam v podjetju, s pregledom posameznih področij, iz katerih prihajajo inovacije ter motivacijsko spodbujanje le-teh. Tudi tu je ključna povezava z upravljanjem znanja v organizaciji.
   
7. Orodje za podporo umestitvi novo zaposlenega v delovno okolje: pri umeščanju novo zaposlenega kadra so pomembne vse informacije o njegovi delovni zgodovini, sposobnostih, veščinah in znanju ter osebnostnih karakteristikah, profilu zaposlenega – sistem na podlagi že znanega kombinira na novo vnesene podatke glede na specifiko dela, ki ga novo zaposleni opravlja in ugotavlja optimalnost njegovega dela na izbranem področju – tudi v primerjavi z drugimi zaposlenimi.
   
8. Orodje za razvoj kadrov, umestitev zaposlenih na podlagi kadrovskega profila: na podlagi informacij, podatkov, s katerimi razpolaga management podjetja, ki  uporablja hr.MATRIX, je omogočeno prilagojeno upravljanje s kadri, HRM vezan na eni strani na potrebe in sposobnosti zaposlenega, na drugi strani pa na potrebe poslovnega procesa, v preseku je tako možno poiskati najbolj učinkovite rešitve.

 

Možnost upravljanja organizacije z optimizacijo ključnih področij

Manager ima s pomočjo uporabe sistema hr.MATRIX možnost ugotavljanja, katere točke v procesu dela so šibke, katera področja v izvedbi posameznega zaposlenega ali skupine bi lahko bile bolje opravljene (ali pa morda sploh niso) in poišče rešitev zanje. Na tak način sistem nudi pomoč pri odločanju.

Nudi mu tudi možnost optimizacije tistih delov, ki so sicer dobri in prinašajo rezultate, ampak vsebujejo še t.i. rezerve.

Podpora razvitega sistema omogoča ne le sledenje vsem naštetim področjem, temveč tudi inteligentno uporabo informacij in podatkov ter njihovo kombinacijo ter načrtovanje na podlagi kompleksne vzročne informacije, ki temelji na procesiranju sklepanja na podlagi statističnih analiz.