Komuniciranje

Prenos informacij (odločitev, nalog …) je pravzaprav temelj vseh aktivnosti organizacije. Ob ustreznem podajanju in prejemanju sporočil, se prostor šuma, kjer bi lahko prišlo do napačnega razumevanja, interpretacij ter posledično napačnih odločitev ter ravnanj, močno zoža. Prav tako se zmanjša pogostost in obseg informacijskih lukenj, ki jih v takih primerih zaposleni »zapolnijo« na raznorazne načine s »polinformacijami« in rezultat je popačenje realnega stanja.
Dobro komuniciranje nam torej olajšuje, pravzaprav omogoča vsakdanje delo. Kako zagotoviti kvalitetno prenašanje sporočil po celotni strukturi organizacije? Oz. kako komunicira dober vodja?

Kritične točke komunikacijskega kanala velja »opremiti« s signalniki povratnih informacij o procesu komunikacije. Drugače rečeno: poskrbimo za feedback o podanih sporočilih, da lahko sproti preverjamo kvaliteto informacijskega toka in ukrepamo, če prihaja do nezaželenega šuma.

Kontrolne točke so lahko v obliki potrditve o prejetem sporočilu, pregledi informacij, ki so generirane na podlagi prvotnega sporočila, preverjanje jasnosti in razumljivosti pri oddelčnih, timskih … vodjih, zadnja a vsekakor že prepozna kontrola pa je rezultat, ki je nastal na podlagi aktivnosti, ki so sledile informacijam.

Poudarimo pozitiven del informacije

Informacija, ki je jasno strukturirana, razumljiva ter pozitivna, bo imela manj odklonov na poti po komunikacijskih kanalih. Obratno pa bo nestrukturirana, nejasno zapletena ter negativna informacija do cilja pripotovala popačena, oborožena s »komunikacijskimi priveski« ter z veliko vrednostnimi sodbami. V tem primeru se bodo zaposleni s prejemanjem in prenašanjem informacij ukvarjali preveč časa in posvečali svoj delovni čas razreševanju »konfliktnosti«, ki jo bo povzročilo tovrstno komuniciranje.

Enoznačnost informacije

Sporočilo, ki ga prenašamo, naj ne bo sestavljeno v smislu povezovanja dveh različnih informacij v isto sporočilo. S tem nehote asociiramo na neko soodvisnost in posledično lahko tudi na problematičnost.

Dober vodja predvideva

Dobra komunikacija vključuje tudi pripravljenost in predvidevanje naslednjih korakov. Vsebino, ki jo komuniciramo, moramo dobro poznati, seznanjeni naj bomo tudi z njenimi posledicami. Tako bomo lažje dopolnili informacije z odgovori na podvprašanja in izpostavljene probleme. Takojšen odgovor sicer ni vedno najboljša možnost, predvsem v primerih, ko za odgovorom ne »stojimo« popolnoma. Sicer pa komunikacija z večjimi časovnimi presledki ni priporočljiva.

Predvsem v času negotovosti, ki jo doživljajo neredki zaposleni, so korektne informacije, ki so dostopne zaposlenim, vir varnosti na delovnem mestu, ki je osnova za učinkovito izvajanje nalog ter razvoj. Špekulacije in ugibanja lahko prepreči le obveščenost. Zato je posredovanje informacij tako močno orožje v rokah vodje, saj s tem uravnava dinamiko svojega kolektiva.

 

se nadaljuje …